名古屋市で税務・労務の事なら岡本雄三税理士事務所

マイナンバー

平成28年1月よりスタートしたマイナンバー制度が始まりました。マイナンバーの取扱には細心の注意が必要になります。「何をどうすればよいかわからない」「現在の運用方法では不安」という事務所様に対して、弊所では、マイナンバーについてのコンサルティングを行っております。

マイナンバー制度とは

マイナンバー制度とは、日本に住む国民一人ひとりが一生使う12桁の番号(個人番号)、日本に登記された法人に13桁の番号(法人番号)を付番し、行政手続きに活用する制度です。
マイナンバー制度は平成28年1月より利用が開始され、現在のところ3つの分野(社会保障・税・災害対策)の行政手続きのうち、法律に定められたものに限定して、マイナンバーを利用することとされています。
また、マイナンバー制度導入の目的は、
①行政を効率化
②国民の利便性の向上、
③公平・公正に社会を実現 の3点です。

企業でのマイナンバーの取扱い

取得・利用
企業でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や、社会保険の被保険者資格取得届等に記載し、行政機関等に提出する必要があります。
原稿料の支払調書など、税の手続きでも原稿料を支払う相手のマイナンバーを取得し、取り扱う必要があります。
また、マイナンバーを取得する際には、源泉徴収や社会保険の手続きなど利用目的を明示する必要があり、本人の同意の有無にかかわらず利用目的以外の用途に使用することはできません。
また、マイナンバーの取得時には、番号の確認と原則として免許証等で持ち主の身元確認が必要です。

保管・廃棄
マイナンバーを保管する際は、漏えい、滅失、毀損を防止するため、適切な管理のための措置を講じる必要があります。今までの個人情報の取り扱い以上に、マイナンバーは注意して取り扱わなければなりません。具体的には鍵のかかるキャビネットや棚、セキュリティ対策がしてあるパソコン等に保管しておく必要があります。
廃棄の際は、所管法令による保存期間を経過した時点で、マイナンバーはできるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。
また、マイナンバーは特定個人情報に該当するため、漏えいした場合等の罰則が強化されています。(最高で4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金)

安全管理措置

マイナンバーの利用・運用・管理を適切に行うために4つの安全管理措置に対応しておく必要があります。

①組織的安全管理措置
・担当者の明確化など

②人的安全管理措置
・事務取扱担当者の監督・教育など

③物理的安全管理措置
・鍵のかかるキャビネットの用意やパーテーションの設置、シュレッダーの設置など

④技術的安全管理措置
・アクセス制御、ウィルス対策ソフトウェア導入、アクセスパスワード設定等

導入方法等にお困りの事業所様 ⇒ 導入支援コンサルティング

運用方法等にお困りの事業所様 ⇒ 運用診断コンサルティング

導入支援コンサルティング

・スケジュール作成
実際に導入するスケジュールを作成いたします

・業務の洗い出し・業務フロー検討
マイナンバーが必要な業務を一覧にして洗い出し、マイナンバー取扱いの業務フローを検討します

・規程作成
基本方針、取扱規程を作成します

・安全管理措置の検討
組織体制、取扱者の監督、漏えい防止などの対策を検討します

・社内周知準備
スタッフのマイナンバーを回収するための通知書類の作成
取扱い担当者へマイナンバー取扱い方法の周知徹底

運用診断コンサルティング

・マイナンバーを使用する業務、業務フローの診断

・規程等の診断
現在の基本方針、特定個人情報取扱規程等を診断します

・安全管理体制の診断

 

現在の運用方法の問題点・改善方法の提案・運用支援を行います

 
 

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